Notice of Privacy Practices

Notice of Privacy Practices

Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.

This Notice of Privacy Practices applies to all programs within Children’s Services Center, Robinson Counseling Center and the Conyngham Primary Health Care Center.

This notice describes how medical and mental health information about you may be used and disclosed, your rights with respect to your health information, how you can get access to this information, and how to file a complaint concerning a violation of the privacy or security of your health information or your rights concerning your information.   If you are receiving substance use services or have an SUD diagnosis, you have additional rights regarding use and disclosure of your information related to your substance use disorder patient record.  Please review it carefully.  You have a right to a copy of this notice (in paper or electronic form) and to discuss it with our HIPAA Privacy Officer at 570-825-6425 extension 7254 if you have any questions.

Your Rights

You have the right to:

  • Provide consent when we use or share your information for most purposes

    • You may provide a consent for all future uses or disclosures for treatment, payment, and health care operations purposes of your medical and mental health records
    • You may be asked to provide a separate consent for all future uses or disclosures for treatment, payment, and health care operations purposes related to your substance use disorder patient records.
    • You may provide consent for more limited purposes (for example, to only disclose information to another health care provider for your treatment); however, doing so may affect the services we can provide you or how you pay for services.
  • Get a copy of your paper or electronic medical record
    • You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this. 
    • We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
  • Correct your paper or electronic medical record
    • You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
    • We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
  • Request confidential communication 
    • You can ask us to contact you in a specific way (for example, home, office, or cell phone) or to send mail to a different address. 
    • We will say “yes” to all reasonable requests.
  • Choose in advance whether to receive fundraising communications
    • You have the right to a clear and obvious notice in advance of, and a choice about whether to receive, fundraising communications for our program
  • Ask us to limit the information we share
    • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our health care operations even after you have provided consent for all those purposes. We are not required to agree to your request, and we may say “no,” for example, if it could affect your care. If we agree to your request, we may still share this information in the event that you need emergency treatment.
    • If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
  • Get a list of those with whom we’ve shared your information including health care providers who have received your information through certain third parties
    • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
    • We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
  • Get a copy of this privacy notice
    • You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
  • Choose someone to act for you
    • If someone has authority to act as your personal representative, such as if someone has your medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
    • We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.
  • Discuss this notice with someone in our program
    • You can ask questions or obtain more information about this notice and our privacy practices by calling or emailing the contact person at the top of this notice.
  • File a complaint if you believe your privacy rights have been violated
    • You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the information on page 1.
    • You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html.  
    • We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

With your consent, we can use and share your information as we:

  • Treat you
  • Run our organization
  • Bill for your services
  • Fulfill your requests to share information with your consent
  • Prevent multiple program enrollments
  • Report about court-referred treatment
  • Report to prescription drug monitoring programs

In these cases, you have both the right and choice to tell us to:

  • Tell family and friends about your condition
  • Provide disaster relief
  • Include you in a hospital directory
  • Provide mental health care

In these cases, we never share your information unless you give us written permission:

  • Market our services
  • Sale of your information
  • Most Sharing of Psychotherapy Notes

In the case of fundraising:

  • We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.

If we have your substance use disorder patient records, subject to 42 CFR part 2, we will give you clear and obvious notice in advance and a choice about whether to receive fundraising communications that use your Part 2 information.

 

Changes to the Terms of this Notice

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our web site.

For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

Our Uses and Disclosures

We are allowed or required to share your information in certain ways without your consent – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes.

In all cases, including those listed below, if we have substance use disorder patient records about you, subject to 42 CFR part 2, we cannot use or share information in those records in civil, criminal, administrative, or legislative investigations or proceedings against you without (1) your consent or (2) a court order and a subpoena.

  • Treat you
    • We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.
  • Communicate within our organization and with our contractors
    • We can share your information within our program, with an organization that has administrative control over our program, and with contractors who help us run our program.
  • Run our organization
    • We can use your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary.  Example: We use health information about you to manage your treatment and services.
  • Bill for your services
    • We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.  Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your services.
  • Help with medical emergencies
    • We can share your information during a bona fide medical emergency with the personnel and health care providers responding to your emergency, even when you are unable to consent because of the emergency.  We can also share your identifying information to assist the Food and Drug Administration in notifying you or your doctor about unsafe products you may be using.
  • Help with public health and safety issues
    • We can share health information about you for certain situations such as:
      • Preventing disease
      • Helping with product recalls
      • Reporting adverse reactions to medications
      • Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
      • Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety
  • Aid in scientific research
    • We can use or share your information to conduct or help with health research. Researchers cannot include any patient identifying information in their reports about the research.
  • Comply with the law
    • We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we are complying with federal privacy laws.
  • Respond to organ and tissue donation requests
    • We can share health information about you with organ procurement organizations.
  • Work with a medical examiner or funeral director 
    • We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
  • Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
    • We can use or share health information about you:
      • For workers’ compensation claims
      • For law enforcement purposes or with a law enforcement official 
      • With health oversight agencies for activities authorized by law
      • For special government functions such as military, national security, and presidential protective services
  • Respond to court orders, lawsuits and legal actions
    • We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
  • Report crimes (and threats of crimes) 
    • We may report to law enforcement when a patient commits or threatens to commit a crime within our program or against our staff.
  • Suspected child abuse and neglect
    • We only report the information required by law.
  • Respond to management, audits and evaluations of our programs
    • We can use or share your information to improve the quality of our services, obtain needed credentials, and cooperate with oversight agencies for activities authorized by law, as long as those who view or receive the information agree to destroy or return the information when they are finished and agree not to use it against you.

To the extent that we have your substance use disorder patient records, subject to 42 CFR part 2, we will not share that information for investigations or legal proceedings against you without (1) your written consent or (2) a court order and a subpoena.

 

Redisclosure According to HIPAA

When you consent to uses and disclosures for all future treatment and payment purposes and to run our business, we may share your information with other substance use disorder treatment programs, doctors’ offices, and health care businesses for those activities. If the person who receives it is subject to HIPAA, then they are allowed to use and share your information again without your consent for the purposes that HIPAA allows. Your information still cannot be used in legal proceedings against you unless (1) you consent or (2) based on a Part 2 court order and a subpoena (or similar legal requirement).

 

Legal Proceedings and Court Orders

We must follow certain procedures before using or sharing your information for investigations and legal proceedings.

  • We will not use or share your information or provide testimony about your information in any civil, administrative, criminal, or legislative proceedings against you without your written consent or a court order.
  • We will only respond to a court order to use or share your health information if it is accompanied by a subpoena or other similar legal mandate requiring us to comply.
  • We will only use or share your information in proceedings against you based on a court order after we have received notice and an opportunity to be heard or you tell us that you have received notice.
  • We may use or share your information to respond to legal proceedings against our program based on a court order and you may not be notified in advance. You have the right to seek to overturn or change the court order after you learn about it.

Our Responsibilities

  • We are required to obtain your consent for most uses and sharing of your information.
  • We are required by law to maintain the privacy and security of your information.
  • We must let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
  • We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
  • We will not use or share your information other than as described in this notice unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

 

Tu información. Tus derechos. Nuestras responsabilidades.

Este Aviso de Prácticas de Privacidad se aplica a todos los programas dentro del Centro de Servicios para Niños, el Centro de Asesoramiento Robinson y el Centro de Atención Primaria de Salud Conyngham.

Este aviso describe cómo puede utilizarse y divulgarse información médica y de salud mental sobre ti, tus derechos respecto a tu información de salud, cómo puedes acceder a esta información y cómo presentar una queja sobre una violación de la privacidad o seguridad de tu información de salud o de tus derechos respecto a ella.   Si recibes servicios de consumo de sustancias o tienes un diagnóstico de TUS, tienes derechos adicionales respecto al uso y divulgación de tu información relacionada con tu historial de paciente con trastorno por consumo de sustancias.  Por favor, revísalo detenidamente.  Tiene derecho a una copia de este aviso (en papel o en formato electrónico) y a discutirlo con nuestro Responsable de Privacidad de HIPAA en el 570-825-6425 extensión 7254 si tiene alguna pregunta.

Tus derechos

Tienes derecho a:

  • Da tu consentimiento cuando usemos o compartimos tu información para la mayoría de los fines

    • Puedes dar un consentimiento para todos los usos futuros o divulgaciones de tratamiento, pago y operaciones sanitarias de tus historiales médicos y de salud mental
    • Se puede pedir que proporciones un consentimiento separado para todos los usos futuros o divulgaciones de tratamiento, pago y operaciones sanitarias relacionadas con tus historiales de pacientes con trastornos por consumo de sustancias.
    • Puedes dar consentimiento para fines más limitados (por ejemplo, solo para revelar información a otro profesional sanitario para tu tratamiento); Sin embargo, hacerlo puede afectar los servicios que podemos ofrecerte o cómo pagas por los servicios.
  • Consigue una copia de tu historial médico en papel o electrónico
    • Puedes pedir ver o obtener una copia electrónica o en papel de tu historial médico y otra información sanitaria que tengamos sobre ti. Pregúntanos cómo hacerlo. 
    • Proporcionaremos una copia o un resumen de tu información sanitaria, normalmente dentro de los 30 días siguientes a tu solicitud. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en el coste.
  • Corrige tu historial médico en papel o electrónico
    • Puedes pedirnos que corrijamos información de salud sobre ti que consideres incorrecta o incompleta. Pregúntanos cómo hacerlo.
    • Puede que digamos “no” a tu petición, pero te lo explicaremos por escrito en un plazo de 60 días.
  • Solicitar comunicación confidencial 
    • Puedes pedirnos que te contactemos de una forma específica (por ejemplo, en casa, oficina o móvil) o que enviemos correo a otra dirección. 
    • Diremos “sí” a todas las peticiones razonables.
  • Elige con antelación si recibir comunicaciones de recaudación de fondos
    • Tiene derecho a un aviso claro y evidente antes y a la elección sobre si recibir o no las comunicaciones de recaudación de fondos para nuestro programa
  • Pídenos que limitemos la información que compartimos
    • Puedes pedirnos que no utilicemos ni compartamos cierta información sanitaria para tratamiento, pago o operaciones sanitarias incluso después de haber dado tu consentimiento para todos esos fines. No estamos obligados a aceptar tu solicitud, y podemos decir “no”, por ejemplo, si esto puede afectar a tu atención. Si aceptamos tu solicitud, aún podemos compartir esta información en caso de que necesites tratamiento de emergencia.
    • Si pagas un servicio o artículo sanitario de tu bolsillo en su totalidad, puedes pedirnos que no compartamos esa información con tu aseguradora de salud para el pago o nuestras operaciones. Diremos “sí” a menos que una ley nos obligue a compartir esa información.
  • Obtén una lista de quienes hemos compartido tu información, incluidos los proveedores sanitarios que han recibido tu información a través de ciertos terceros
    • Puedes pedir una lista (contabilización) de las veces que hemos compartido tu información sanitaria durante seis años antes de la fecha en que preguntas, con quién la compartimos y por qué.
    • Incluiremos todas las divulgaciones excepto las relacionadas con tratamiento, pagos y operaciones sanitarias, así como ciertas otras divulgaciones (como las que nos pidió que haciéramos). Ofrecemos una contabilidad al año de forma gratuita, pero cobraremos una tarifa razonable basada en costes si pides otra en un plazo de 12 meses.
  • Consigue una copia de este aviso de privacidad
    • Puedes solicitar una copia en papel de este aviso en cualquier momento, incluso si has aceptado recibirlo electrónicamente. Te proporcionaremos una copia en papel de forma rápida.
  • Elige a alguien que actúe por ti
    • Si alguien tiene autoridad para actuar como tu representante personal, como si alguien tiene tu poder notarial médico o si alguien es tu tutor legal, esa persona puede ejercer tus derechos y tomar decisiones sobre tu información de salud.
    • Nos aseguraremos de que la persona tenga esa autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.
  • Comenta este aviso con alguien de nuestro programa
    • Puede hacer preguntas u obtener más información sobre este aviso y nuestras prácticas de privacidad llamando o enviando un correo electrónico a la persona de contacto que aparece al principio de este aviso.
  • Presenta una queja si crees que se han violado tus derechos de privacidad
    • Puedes presentar una queja si consideras que hemos violado tus derechos contactándonos utilizando la información de la página 1.
    • Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775, o visitando https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html.  
    • No tomaremos represalias contra ti por presentar una queja.

Tus elecciones

Para cierta información sobre salud, puedes contarnos tus opciones sobre lo que compartimos. Si tienes una preferencia clara sobre cómo compartimos tu información en las situaciones descritas a continuación, habla con nosotros. Dinos qué quieres que hagamos y seguiremos tus instrucciones.

Si no puedes decirnos tu preferencia, por ejemplo si estás inconsciente, podemos compartir tu información si creemos que es lo mejor para ti. También podemos compartir tu información cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.

Con tu consentimiento, podemos usar y compartir tu información tal como:

  • Te invito
  • Dirigir nuestra organización
  • Factura por tus servicios
  • Cumple tus solicitudes para compartir información con tu consentimiento
  • Prevenir la matrícula múltiple en programas
  • Informe sobre el tratamiento remitido al tribunal
  • Informa a los programas de control de medicamentos con receta

En estos casos, tienes tanto el derecho como la opción de decirnos que:

  • Cuéntale a tu familia y amigos sobre tu condición
  • Proporcionar ayuda en desastres
  • Incluirte en un directorio hospitalario
  • Proporcionar atención de salud mental

En estos casos, nunca compartimos tu información a menos que nos des permiso por escrito:

  • Promociona nuestros servicios
  • Venta de tu información
  • Compartir más notas de psicoterapia

En el caso de la recaudación de fondos:

  • Puede que nos pongamos en contacto contigo para recaudar fondos, pero puedes decirnos que no volvamos a contactarte.

Si disponemos de sus registros de pacientes con trastornos por consumo de sustancias, sujetos al 42 CFR parte 2, le daremos un aviso claro y evidente con antelación y la opción de elegir si recibir comunicaciones de recaudación de fondos que utilicen su información de la Parte 2.

Cambios en los términos de este Aviso

Podemos cambiar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible bajo petición, en nuestra oficina y en nuestra página web.

Para más información, véase: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

Nuestros usos y divulgaciones

Estamos autorizados o obligados a compartir tu información de ciertas maneras sin tu consentimiento, normalmente de formas que contribuyan al bien público, como la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir tu información para estos fines.

En todos los casos, incluidos los que se enumeran a continuación, si disponemos de registros de pacientes con trastornos por consumo de sustancias sobre usted, sujetos a la parte 2 del 42 CFR, no podemos utilizar ni compartir información en esos registros en investigaciones o procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos en su contra sin (1) su consentimiento o (2) una orden judicial y una citación judicial.

  • Te invito
    • Podemos utilizar tu información sanitaria y compartirla con otros profesionales que te están tratando.
  • Comunícate dentro de nuestra organización y con nuestros contratistas
    • Podemos compartir tu información dentro de nuestro programa, con una organización que tenga control administrativo sobre nuestro programa y con contratistas que nos ayuden a gestionarlo.
  • Dirigir nuestra organización
    • Podemos utilizar tu información sanitaria para gestionar nuestra consulta, mejorar tu atención y ponernos en contacto contigo cuando sea necesario.  Ejemplo: Utilizamos información sanitaria sobre ti para gestionar tu tratamiento y servicios.
  • Factura por tus servicios
    • Podemos utilizar y compartir tu información sanitaria para facturar y recibir pagos de planes de salud u otras entidades.  Ejemplo: Proporcionamos información sobre ti a tu seguro de salud para que cubra tus servicios.
  • Ayuda con emergencias médicas
    • Podemos compartir tu información durante una emergencia médica genuina con el personal y los profesionales sanitarios que responden, incluso cuando no puedas dar tu consentimiento debido a la emergencia.  También podemos compartir tu información identificativa para ayudar a la Administración de Alimentos y Medicamentos a notificarte a ti o a tu médico sobre productos inseguros que puedas estar utilizando.
  • Ayuda con cuestiones de salud pública y seguridad
    • Podemos compartir información sanitaria sobre ti para ciertas situaciones como:
      • Prevención de enfermedades
      • Ayuda con retiradas de productos
      • Notificación de reacciones adversas a medicamentos
      • Denunciar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica
      • Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o seguridad de cualquier persona
  • Apoyo a la investigación científica
    • Podemos utilizar o compartir tu información para realizar o ayudar con investigaciones en salud. Los investigadores no pueden incluir ninguna información identificativa del paciente en sus informes sobre la investigación.
  • Cumplir con la ley
    • Compartiremos información sobre ti si las leyes estatales o federales lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si quiere asegurarse de que cumplimos con las leyes federales de privacidad.
  • Responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos
    • Podemos compartir información sanitaria sobre ti con organizaciones de adquisición de órganos.
  • Trabajar con un forense o un director funerario 
    • Podemos compartir información sanitaria con un forense, forense o director de funeraria cuando una persona fallece.
  • Atender solicitudes de compensación laboral, fuerzas del orden y otras solicitudes gubernamentales
    • Podemos utilizar o compartir información sanitaria sobre ti:
      • Para reclamaciones de compensación laboral
      • Para fines policiales o con un funcionario 
      • Con agencias de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley
      • Para funciones gubernamentales especiales como el ejército, la seguridad nacional y los servicios de protección presidencial.
  • Responder a órdenes judiciales, demandas y acciones legales
    • Podemos compartir información sanitaria sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación judicial.
  • Denuncia delitos (y amenazas de delitos) 
    • Podemos informar a las fuerzas del orden cuando un paciente comete o amenaza con cometer un delito dentro de nuestro programa o contra nuestro personal.
  • Sospecha de abuso y negligencia infantil
    • Solo informamos de la información que exige la ley.
  • Responder a la gestión, auditorías y evaluaciones de nuestros programas
    • Podemos utilizar o compartir tu información para mejorar la calidad de nuestros servicios, obtener las credenciales necesarias y cooperar con las agencias de supervisión para actividades autorizadas por la ley, siempre que quienes vean o reciban la información acepten destruirla o devolverla cuando terminen y no usarla en tu contra.

En la medida en que dispongamos de tus registros de pacientes con trastornos por consumo de sustancias, sujetos a la parte 2 del 42 CFR, no compartiremos esa información para investigaciones o procedimientos legales en tu contra sin (1) tu consentimiento por escrito o (2) una orden judicial y una citación judicial.

Redivulgación según HIPAA

Cuando consientes usos y divulgaciones para todos los tratamientos y pagos futuros y para gestionar nuestro negocio, podemos compartir tu información con otros programas de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias, consultorios médicos y empresas sanitarias para esas actividades. Si la persona que la recibe está sujeta a la HIPAA, entonces puede volver a usar y compartir tu información sin tu consentimiento para los fines que la HIPAA permite. Tu información sigue sin poder utilizarse en procedimientos legales contra ti a menos que (1) consientas o (2) basándote en una orden judicial de la Parte 2 y una citación (o requisito legal similar).

 

Procedimientos legales y órdenes judiciales

Debemos seguir ciertos procedimientos antes de utilizar o compartir tu información para investigaciones y procedimientos legales.

  • No utilizaremos ni compartiremos tu información ni proporcionaremos testimonio sobre tu información en ningún procedimiento civil, administrativo, penal o legislativo en tu contra sin tu consentimiento por escrito o una orden judicial.
  • Solo responderemos a una orden judicial para usar o compartir tu información sanitaria si va acompañada de una citación u otro mandato legal similar que nos obligue a cumplir.
  • Solo utilizaremos o compartiremos tu información en procedimientos contra ti basándonos en una orden judicial después de haber recibido notificación y la oportunidad de ser escuchados, o después de que nos informes de que has recibido notificación.
  • Podemos usar o compartir tu información para responder a procedimientos legales contra nuestro programa basados en una orden judicial y puede que no seas notificado con antelación. Tienes derecho a solicitar revocar o modificar la orden judicial una vez que la tengas conocido.

 

Nuestras responsabilidades

  • Estamos obligados a obtener tu consentimiento para la mayoría de los usos y el intercambio de tu información.
  • Por ley estamos obligados a mantener la privacidad y seguridad de tu información.
  • Debemos informarte con prontitud si ocurre una brecha que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de tu información.
  • Debemos seguir los deberes y prácticas de privacidad descritos en este aviso y proporcionarle una copia.
  • No utilizaremos ni compartiremos su información que no sea la descrita en este aviso a menos que nos lo indique por escrito. Si nos dices que podemos, puedes cambiar de opinión en cualquier momento. Avísennos por escrito si cambias de opinión.